Professional Congress Organiser - PCO

C-IN disponuje rozsáhlými znalostmi a zkušenostmi potřebnými pro maximální úspěch vaší akce.

Poptat službu

Jako profesionální a zkušený organizátor akcí máme strukturovaný přístup k poskytování PCO a Core PCO služeb, nehledě na velikost, lokaci či specifické požadavky vaší akce. Za posledních 12 let zorganizoval C-IN více než 600 projektů pro instituce, subjekty z akademického i lékařského sektoru, organizace a jiné odborné společnosti. Ať už hledáte částečné nebo komplexní řešení projektu, přizpůsobíme naše služby vašim požadavkům.

Naše PCO služby zahrnují:

ZAHÁJENÍ PROJEKTU

Pečlivě sledujeme trh a kdykoli je možné najít spojitost mezi vaší specializací a tématem dané konference, nabízíme vám svou spolupráci. Jsme si vědomi vašeho pracovního zaneprázdnění, a proto zajistíme veškeré počáteční logistické kroky projektu. V takových případech vás C-IN zastoupí a na základě vašich instrukcí vyhledá vhodné partnery a instituce tak, aby nic nebránilo zahájení příprav.

Sestavení výboru

Díky svým dlouholetým zkušenostem vám C-IN poradí s počátečními kroky příprav, definuje vaši pozici na trhu a vytvoří tým pracovníků tak, aby vaší akci zajistila hladký průběh. Navázání aktivní spolupráce s convention bureau, organizačním výborem a mnohými dodavateli jsou klíčovými předpoklady pro vytvoření pevných základů vašeho projektu. Pro tyto účely využíváme rozsáhlou síť prověřených kontaktů, která je vám plně k dispozici.

Prezentace

C-IN nabízí všem svým klientům služby zkušených manažerů pro prezentaci projektu v rámci kandidatury před mezinárodním výborem. Naši podporu a odborné znalosti tak máte neustále k dispozici. Vítězný projekt vyžaduje přesnou a srozumitelnou formulaci. Rádi vám pomůžeme vybrat ty nejvhodnější prostředky pro jasné představení vaší vize.

VÝBĚR MÍSTA KONÁNÍ

Naše společnost udržuje dlouhodobé partnerství s většinou konferenčních center, hotelových řetězců a hotelů v České republice i v Evropě. Díky tomu získáváme pro své klienty lepší ceny, standardizované smlouvy s individuálním obsahem a výhodnějšími podmínkami, v neposlední řadě se také zefektivní proces vyjednávání s jednotlivými subjekty.

Venue management zahrnuje:

  • Výběr a prezentaci možných lokací
  • Vyjednávání o sazbách a podmínkách (zálohy, platební a storno podmínky apod.)
  • Uzavření smlouvy s místem konání či hotelem
  • Rezervaci konferenčních prostor a fakturaci
  • Alokaci prostor (konferenční místnosti, výstavní plochy apod.)
  • Výběr a zajištění technického vybavení konference
  • Logistické plánování a následnou koordinaci v místě konání
  • Služby pro konferenční sekretariát v průběhu akce
  • Plánování a koordinaci bezpečnostních opatření s představiteli města
  • Rozvržení, tisk a umístění navigace pro delegáty a mluvčí

SESTAVENÍ ROZPOČTU

Transparentnost a přehlednost jsou základními hodnotami naší práce. Finanční detaily vaší akce si můžete vyžádat, kdykoliv to bude možné. Všechny důležité dokumenty, včetně finančních výkazů připravených pro audit, vám budou poskytnuty po skončení konference. Dále vám jako finančně zajištěná firma nabízíme možnost předfinancování akce, stejně jako uzavření smlouvy o sdílení případných finančních rizik.

ABSTRATKA, REFERÁTY, VĚDECKÉ PŘÍSPĚVKY

Díky našemu modernímu softwaru jsou autoři abstrakt schopni vkládat, revidovat a měnit své práce kdykoliv on-line. Vědecká komise má možnost posuzovat a hodnotit tato abstrakta kdekoli na světě, což šetří cenný čas pro organizaci konferenčního programu. S ohledem na životní prostředí nabízíme rozličné technologické alternativy pro prezentace a sdílení posterů, jako jsou např. paměťové karty či e-postery.

ŘEČNÍCI, PROGRAM

Mezi naše služby patří plánování průběhu vaší akce včetně jejího časového rozvržení, rezervace zasedacích místností, koordinace pomocného personálu a veškeré náležitosti spojené s účastí řečníků a předsedajících. Všechny změny zadané do našeho systému jsou okamžitě zobrazeny v programu na vašich konferenčních stránkách.

Všem řečníkům nabízíme nejen profesionální technickou podporu, ale také zajištění všech nutnýchnáležitostí, včetně letenek, dopravy a ubytování.

C-IN se postará o přípravu vašeho programu a veškerou logistiku, která je s touto záležitostí spojena.

REGISTRACE

Všechny požadavky účastníků vaší konference spojené s registrací, ubytováním, účastí na společenském programu a vytvářením abstrakt jsou spravovány prostřednictvím jediného uživatelského účtu online, který si účastníci vytvoří během prvního přihlášení do systému. Tento účet zůstává aktivní po celou dobu konference, popřípadě i během dalších akcí pořádaných C-IN.

Registrační systém dále umožňuje zpracování online plateb, rozesílá automatické výzvy k platbám a jejich finální potvrzení.

Registrační systém je také schopen generovat aktuální data o stavu konference (počet registrantů, přehled ubytování, stav plateb apod.).

UBYTOVÁNÍ

Naše úzká spolupráce s mnoha hotelovými řetězci je zárukou těch nejvýhodnějších sazeb na trhu. S ohledem na potřeby delegátů zprostředkujeme vhodné ubytovací kapacity, ať už půjde o vysokoškolskou kolej nebo pětihvězdičkový hotel. Díky optimálním cenám ubytování vám ručíme za to, že si delegáti zarezervují pokoj v rámci konferenční nabídky a nebudou nuceni hledat lepší podmínky jinde.

Kompletní administrativní podpora zahrnuje:

  • Organizaci ubytování v hotelech požadované úrovně
  • Vyjednávání o cenách a smluvních podmínkách
  • Vytvoření on-line formuláře pro hotelové rezervace
  • Popis hotelů na stránkách konference
  • Mapu města s odkazy na umístění jednotlivých hotelů
  • Skupinové rezervace
  • Zasílání rezervačních smluv zainteresovaným firmám
  • Zpracování individuálních požadavků jednotlivých delegátů a správu dat
  • Rezervace VIP místností (řečníci, komise apod.) a vyjednávání s hotely o možných pokojích vyšší kategorie bez navýšení ceny nebo zcela zdarma
  • Zaslání potvrzení rezervace e-mailem, faxem či poštou
  • Fakturaci (garance platební kartou) účastníkům či společnostem
  • Kontrolu plateb (možnost on-line platby)
  • Evidenci a správu volných pokojů
  • Předání seznamu ubytovaných delegátů managementu hotelu
  • Přepážku pro hotelové ubytování v místě konference
  • Finální vyrovnání s hotely
  • Prezentaci statistik rezervací výboru asociace

MARKETING A PROPAGACE

C-IN si zakládá na své dobré reputaci, která vychází z profesionální a strategické komunikace a marketingu.

Mezi běžně poskytované služby patří zajištění propagačních seriálů a vytvoření mediálních kampaní. Představíme vaši akci potenciálním sponzorům, účastníkům a dalším zainteresovaným osobám.

Po důkladném marketingovém průzkumu určíme váš cílový trh a zajistíme, aby vaše akce dosáhla těch nejlepších finančních výsledků.

V případě zájmu zajišťujeme propagaci akce na sociálních sítích a konferenčních portálech nebo např tiskové konference či vydání tiskových zpráv. 

FINANČNÍ MANAGEMENT

Naše služby zahrnují kompletní management financí a všech souvisejících aspektů, jako je např. správa bankovních účtů, cash flow, daně a veškeré bankovní operace včetně fakturace a plateb.

Mezi naše klíčové hodnoty patří organizace akcí té nejvyšší kvality s ohledem na jejich finanční rozpočet a dosažení vytyčených cílů. Při své práci se soustředíme na efektivní management příjmů, transparentnost a přehlednost.

Jako finančně zajištěná firma vám nabízíme možnost předfinancování akce, stejně jako uzavření smlouvy o sdílení případných finančních rizik.

SPONZORING

Poskytujeme pomoc ve vyhledávání sponzorských příležitostí, které následně nabízíme potenciálním sponzorským subjektům.

Sponzoring je jedním ze základních aspektů úspěchu vašeho projektu a jedním z hlavních příjmů akce. Naše oddělení pro sponzoring vám poskytne potřebné kontakty na vhodné sponzory a partnery tak, aby vaše akce byla finančně zajištěna.

Oddělení pro sponzoring zajišťuje:

  • Analýzu výnosu sponzoringu a stanovení vhodných cen pro sponzory
  • Přípravu podmínek účasti a smluv pro sponzory
  • Přípravu sponzorských balíčků
  • Management pro sponzorské subjekty - vyjednávání se společnostmi o ubytování, technických parametrech satelitních sympózií a cateringu
  • Oslovení potenciálních sponzorů a vyjednávání s nimi
  • Finalizaci smluv
  • Zpracování plateb, upomínky
  • Koordinaci sponzorovaných akcí, položek a reklamních materiálů
  • Komunikaci s tiskárnami a vydavateli
  • Zpracování sponzorských rezervací a plateb

VÝSTAVA

Služby naší společnosti zahrnují:

  • Tvorbu konceptu
  • Tvorbu plánů výstavy
  • Manuály pro vystavovatele
  • Výběr kvalitních dodavatelů
  • Alokaci a prodej výstavních prostor a služeb
  • Komunikaci s vystavovateli
  • Organizační podporu v průběhu akce
  • Fakturaci
  • Stavbu a demontáž výstavy

KONFERENČNÍ MATERIÁLY A TISKOVINY

Naše služby zahrnují rovněž tvorbu designu a výrobu všech konferenčních tištěných materiálů (finální program, sborník abstrakt, seznam účastníků, jmenovky apod.).

SPOLEČENSKÝ PROGRAM, FAKULTATIVNÍ VÝLETY A DOPRAVA

Naše společnost nabízí širokou škálu společenských aktivit. Zajistíme program před i po konání konference včetně všech potřebných náležitostí.

Management společenských akcí zahrnuje:

  • Tvorbu a prezentaci společenských akcí
  • Koordinaci průběhu akce
  • Vyjednávání s dodavateli (společenské prostory, catering, umělci a další)
  • Tvorbu detailního rozvrhu včetně zkoušek pro vystupující
  • Dohled nad průběhem celé akce
  • Dohled nad ukončením akce a demontáží

Management fakultativních výletů zahrnuje:

  • Výběr zajímavých celodenních výletů spojených s tématem konference
  • Rezervaci autobusů a / nebo destinací (muzea, restaurace apod.), které jsou součástí výletu
  • Výběr vhodných průvodců
  • Zařízení speciální přepážky s prodejem lístků a informacemi v místě konference

TECHNICKÉ VYBAVENÍ KONFERENCE

Každému požadavku či přání, které zviditelní vaše sponzory a řečníky, bude vyhověno. Kromě standardního AV vybavení jsme schopni zajistit také webcasting nebo speciální aplikace pro mobilní telefony (Android, Apple a Blackberry). Pro navození živější atmosféry vaší konference nabízíme i on-line streaming jednotlivých přednášek.

FIREMNÍ ODPOVĚDNOST

C-IN spolupracuje s dodavateli, kteří praktikují ekologickou politiku. Recyklace je nedílnou součástí našich akcí.

MANAGEMENT PRŮBĚHU AKCE

Po měsících, někdy i letech příprav, zaručuje náš zkušený tým spolu s vybranými dodavateli profesionální a precizně zvládnutý průběh akce.

VŠEOBECNÝ MANAGEMENT

Naše služby zahrnují pojištění, CRM (systém řízení vztahů se zákazníky), management dat a lidských zdrojů apod. Veškerá logistika je zajištěna zkušeným projektovým manažerem (vaším hlavním kontaktem), který se o průběh akce stará od počátku až do jejího ukončení.

 

C-IN konferenční tým má letité zkušenosti s poskytováním profesionálních služeb v České republice i Evropě. Se svými požadavky nás kontaktujte na e-mailové adrese pco@c-in.eu, anebo volejte naši kancelář na čísle +420 261 174 301.

Fakta o společnosti

 

Spokojení klienti

Související reference a multimédia

27th IUGG General Assembly

  • 08. červenec - 18. červenec 2019
  • Montreal, Canada
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 5000

The 13th International Scientific Conference on Probiotics, Prebiotics, gut Microbiota and Health - IPC 2019

  • 17. červen - 20. červen 2019
  • Prague Congress Centre, Prague
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 300

Reach to Recovery International Conference (RRI 2019)

  • 12. červen - 15. červen 2019
  • Hotel Clarion, Praha
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 700
#1

The 58th Annual Conference of the Particle Therapy Co-Operative Group

  • 10. červen - 15. červen 2019
  • Manchester Central Convention Complex, United Kingdom
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 1200
#1

European Club for Paediatric Burns (ECPB 2019)

  • 22. květen - 24. květen 2019
  • Crossroads, Praha
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 150

Nejnovější články

V Budapešti začíná 56. kongres ERA-EDTA

Asociace sdružující evropské odborníky v oboru ledvinových onemocnění se setkává pravidelně každý rok a její kongresy patří na evropské poměry k nejnavštěvovanějším. Průměrně na konferenci dorazí až 9 000 návštěvníků. Letošní setkání ERA-EDTA se uskuteční v Budapešti a C-IN byl pověřen DMC službami (Destination Management Company).

C-IN spolupracuje s ICM v roli Core PCO pro regionální kongresy

 Po úspěšném uspořádání regionálních kongresů ICM v Dubaji v SAE a Asuncionu v Paraguayi v roce 2018 navázala Mezinárodní konfederace porodních asistentek (ICM) se C-IN dlouhodobou spolupráci v roli PCO pro organizaci budoucích regionálních kongresů ICM až do roku 2023.

Spolupráci odstartoval kongres v roce 2014, který v Praze přivítal kolem 3000 delegátů. Nyní je C-IN uprostřed plánování regionálního kongresu v africké Namibii 2019 a zároveň i Bali 2020. 

Chtěli bychom upřímně poděkovat ICM za důvěru v C-IN a nemůžeme se dočkat, až budeme pokračovat ve spolupráci pro porodní asistentky po celém světě!

První ročník výročního zasedání SIOPE 2019 úspěšně za námi

V minulém týdnu proběhlo v pražské Kongresovém centru pětidenní setkání Evropské pediatrické onkologie (SIOPE). S účastí více než 1400 delegátů je to pro C-IN druhá největší proběhlá akce roku 2019.

Setkání odborníků na léčbu dětských popálenin přilákalo významné hosty z celého světa

Poprvé v historii Kliniky popáleninové medicíny (KPM FNKV) se v Praze konala mezinárodní odborná akce zaměřená na léčbu popálenin, resp. popálených dětí. Prostor Pražské křižovatky, kde se akce 21. 5. – 24. 5. 2019 konala, symbolizoval nejen historické a kulturní centrum hlavního města, ale i místo, kde se křižují cesty vzdělanosti a pokroku.

Kontakty

CZECH-IN s.r.o.
5. května 65
140 21 Praha 4
Česká republika
tel: +420 261 174 301
fax: +420 261 174 307
e-mail: info@c-in.eu
Privacy Policy
Zobrazit na mapě
Zobrazit ve streetview
Zobrazit v officeview
Načítám data ...