Destinační management

Naše služby destinačního managementu zahrnují:

HOTELOVÉ REZERVACE / UBYTOVÁNÍ

Naše úzká spolupráce s mnoha hotelovými řetězci je zárukou těch nejvýhodnějších sazeb na trhu. S ohledem na potřeby delegátů zprostředkujeme vhodné ubytovací kapacity, ať už půjde o vysokoškolskou kolej nebo pětihvězdičkový hotel. Díky optimálním cenám ubytování vám ručíme za to, že si delegáti zarezervují pokoj v rámci konferenční nabídky a nebudou nuceni hledat lepší podmínky jinde.

Kompletní administrativní podpora zahrnuje:

• Organizaci ubytování v hotelech požadované úrovně
• Vyjednávání o cenách a smluvních podmínkách
• Vytvoření on-line formuláře pro hotelové rezervace
• Popis hotelů na stránkách konference
• Mapu města s odkazy na umístění jednotlivých hotelů
• Skupinové rezervace
• Zasílání rezervačních smluv zainteresovaným firmám
• Zpracování individuálních požadavků jednotlivých delegátů a správu dat
• Rezervace VIP místností (řečníci, komise apod.) a vyjednávání s hotely o možných pokojích vyšší kategorie bez navýšení ceny nebo zcela zdarma
• Zaslání potvrzení rezervace e-mailem, faxem či poštou
• Fakturaci (garance platební kartou) účastníkům či společnostem
• Kontrolu plateb (možnost on-line platby)
• Evidenci a správu volných pokojů
• Předání seznamu ubytovaných delegátů managementu hotelu
• Přepážku pro hotelové ubytování v místě konference
• Finální vyrovnání s hotely
• Prezentaci statistik rezervací výboru asociace

VÝSTAVA

Služby naší společnosti zahrnují:

• Tvorbu konceptu
• Tvorbu plánů výstavy
• Manuály pro vystavovatele
• Výběr kvalitních dodavatelů
• Alokaci a prodej výstavních prostor a služeb
• Komunikaci s vystavovateli
• Organizační podporu v průběhu akce
• Fakturaci
• Stavbu a demontáž výstavy

SPOLEČENSKÝ PROGRAM

Naše společnost nabízí širokou škálu společenských aktivit. Zajistíme program před i po konání konference včetně všech potřebných náležitostí.

Management společenských akcí zahrnuje:

• Tvorbu a prezentaci společenských akcí
• Koordinaci průběhu akce
• Vyjednávání s dodavateli (společenské prostory, catering, umělci a další)
• Tvorbu detailního rozvrhu včetně zkoušek pro vystupující
• Dohled nad průběhem celé akce
• Dohled nad ukončením akce a demontáží

Management fakultativních výletů zahrnuje:

• Výběr zajímavých celodenních výletů spojených s tématem konference
• Rezervaci autobusů a / nebo destinací (muzea, restaurace apod.), které jsou součástí výletu
• Výběr vhodných průvodců
• Zařízení speciální přepážky s prodejem lístků a informacemi v místě konference

PERSONÁL

Díky naší silné pozici na trhu a pořádání více než 50 akcí ročně disponujeme rozsáhlou databází zkušených průvodců a hostesek. Zajistíme pro vás vhodný personál se znalostí několika světových jazyků, stejně jako pomocnou sílu pro jakýkoliv segment vaší akce.

ZAJIŠTĚNÍ SLUŽEB V MÍSTĚ KONÁNÍ

Naše společnost udržuje dlouhodobé partnerství s většinou konferenčních center, hotelových řetězců a hotelů v České republice i v Evropě. Díky tomu získáváme pro své klienty lepší ceny, standardizované smlouvy s individuálním obsahem a výhodnějšími podmínkami, v neposlední řadě se také zefektivní proces vyjednávání s jednotlivými subjekty.

Venue management zahrnuje:

• Výběr a prezentaci možných lokací
• Vyjednávání o sazbách a podmínkách (zálohy, platební a storno podmínky apod.)
• Uzavření smlouvy s místem konání či hotelem
• Rezervaci konferenčních prostor a fakturaci
• Alokaci prostor (konferenční místnosti, výstavní plochy apod.)
• Výběr a zajištění technického vybavení konference
• Logistické plánování a následnou koordinaci v místě konání
• Služby pro konferenční sekretariát v průběhu akce
• Plánování a koordinaci bezpečnostních opatření s představiteli města
• Rozvržení, tisk a umístění navigace pro delegáty a mluvčí

KOORDINACE DODAVATELŮ

Díky našemu dlouhodobému působení na trhu a široké škále dodavatelů dokážeme splnit každé vaše přání. Jako váš DMC partner koordinujeme služby dodavatelů tak, aby se akce vydařila. Veškerá logistika je zajištěna zkušeným projektovým manažerem (vaším hlavním kontaktem), který se o průběh akce stará od jejího počátku až do ukončení.

VÍZA

Vedle služeb destinačního managementu pomůžeme vašim delegátům také s vyřízením víz, včetně případného podání žádosti u imigrační policie.

INFORMAČNÍ PŘEPÁŽKY

Profesionálně se postaráme o pohodlí vašich delegátů. Jsme připraveni poskytnout vám VIP servis na letišti včetně pohoštění v příletové i odletové hale stejně jako informační přepážky ve vybraných hotelech.

DOPRAVA

Udržujeme dlouhodobou spolupráci se kvalitními a prověřenými dopravními společnostmi v České republice. Využijte naší znalosti trhu a kupní síly k získání cenově výhodných nabídek. Veškerá související administrativa a logistika jsou součástí našich služeb.

C-IN tým pěstuje své destinační know-how již od roku 2002. Se svými požadavky nás kontaktujte na e-mailové adrese dmc@c-in.eu, anebo volejte naši kancelář na čísle +420 261 174 301.