Jak zajistit asociaci rostoucí počet členů? Klíčem je Komunikace

Je všeobecně známo, že křivka členské základny roste rychleji, pokud v daném roce asociace pořádá kongres. Zvýhodněný registrační poplatek a jiné benefity jsou snadným lákadlem. Co však dělat v případě, že se konference pořádá každé dva nebo dokonce tři roky? Očekávání na počet členů jsou logicky menší, avšak nemělo by se usnout na vavřínech s argumenty, že zkrátka není kongresový rok.

   Mezinárodní asociace pro pediatrickou nefrologii (IPNA) je příkladem klienta, který organizuje setkání pouhé každé tři roky. V roce 2019, kdy proběhl kongres v italských Benátkách, prolomila IPNA dosavadní rekord v počtu členů, ke konci roku činila členská základna 1 600 pediatrických nefrologů. Propagace na výlet do podzimních Benátek nebyla ani třeba, i kongres jako takový se stal rekordmanem návštěvnosti IPNA kongresů.

   Vzhledem k tomu, že asociace má kalendářní rok, spustili jsme členství na další rok oficiálně právě v Benátkách. Zájemců bylo pár desítek, přeci jen všechny lákal především vědecký program nebo průzkum historické části města. Během listopadu jsme poté začali s prvními hromadnými mailingy na obnovení členství.

   Na konci března 2020 má IPNA 1395 aktivních členů. Je to téměř o sto členů více, než loni touto dobou, kdy byli přípravy na kongres v plném proudu. Co ve finále dopomohlo tomu, že se scénář černých čísel nenaplnil a podařilo se nám členskou základnu v porovnání s předchozím rokem dokonce navýšit? Zde je pár tipů. Je však nutné myslet na to, že pokud níže uvedené body nefungují v průběhu celého roku, těžko je poté doženete během pár měsíců v rámci kampaně na obnovení členství.

1. Opakovat, opakovat. Opakování je matka moudrosti, jak se říká. Platí to i pro připomínky na obnovení členství. Každý z členů asociace bezesporu každý den obdrží několik desítek e-mailů a snadno se stane, že právě ten Váš se přehlédne. Pozor však, nic se nemá přehánět. Mailingy by měli být naplánované dopředu s rozumnými rozestupy. Každý by měl alespoň částečně autentický, což znamená, že nestačí vzít předchozí e-mail, a pouze ho zkopírovat. 2.     Buďte osobní, nikoli důrazní. Nezačínejte první odstavce slovy „Vaše členství právě skončilo, obnovte si kliknutím zde.“ Je nutné připomenout, jakých úspěchů asociace minulý rok dosáhla, o kolik se podařilo zorganizovat více workshopů a dalších projektů, jaké nové iniciativy se spustily, a to vše, samozřejmě, díky Vám, členům! Jste pro nás důležití, vy tvoříte naší asociaci. V závěru zprávy uveďte, jak moc budete rádi, pokud se rozhodnout podpořit tyto aktivity i v dalším roce, a to právě – už jsme u toho – obnovením členství.

3. Transparentnost především. Tento bod je dobré mít na paměti po celý rok, ostatně často tvoří samostatnou kapitolu strategických plánů jednotlivých organizací. Je velmi důležité pravidelně informovat členy o tom, co asociace dělá, jaké jsou výstupy setkání vedení asociace, jakým způsobem se nakládá s rozpočtem asociace. Povědomí o tom, co a jak asociace dělá, jde ruku v ruce s tím, jaký vztah k asociaci mají, nakolik se cítí být její součástí. Tím se volně dostáváme k dalšímu bodu.

4. Zajímáte nás.  Členové jakékoli asociace by neměli být chápani pouze jako pasivní plátci pravidelných členských prostředků a komunikace tak nesmí být pouze ve směru asociace-člen, ale rovněž i opačně. Doporučuji posílat ideálně měsíc po zaplacení členství krátký follow-up email s dotazem, jak dotyčný hodnotí dosavadní členskou zkušenost, co se může zlepšit, co nefunguje. Odpovědí pravděpodobně přijde jen pár, ale už samotná zpráva je pro člena signálem, že i on sám je hybatelem fungování asociace.

5. Osobní přístup podruhé. Pokud se Vám podaří vytvořit se členy přátelský vztah a vzájemná komunikace bude probíhat nikoli pouze na úrovni téma členství, máte z poloviny vyhráno. Ne nadarmo se říká, že nejlepším marketing je marketing á la „word of mouth“. Zajímejte se, jak dopadl projekt, na kterém se asociace podílejte, poproste o fotografie, buďte aktivní na sociálních sítích. Velmi pomáhá, pokud si za e-mailem z kanceláře asociace členové představí konkrétní tvář. Ideálním příležitost pro setkání jsou nejen vlastní konference, ale i účast asociace na dalších relevantních akcích v podobě stánku, kde nabídnete možnost se se členy pozdravit.