Professional Congress Organiser - PCO

C-IN disponuje rozsáhlými znalostmi a zkušenostmi potřebnými pro maximální úspěch vaší akce.

Poptat službu

Jako profesionální a zkušený organizátor akcí máme strukturovaný přístup k poskytování PCO a Core PCO služeb, nehledě na velikost, lokaci či specifické požadavky vaší akce. Za posledních 12 let zorganizoval C-IN více než 600 projektů pro instituce, subjekty z akademického i lékařského sektoru, organizace a jiné odborné společnosti. Ať už hledáte částečné nebo komplexní řešení projektu, přizpůsobíme naše služby vašim požadavkům.

Naše PCO služby zahrnují:

ZAHÁJENÍ PROJEKTU

Pečlivě sledujeme trh a kdykoli je možné najít spojitost mezi vaší specializací a tématem dané konference, nabízíme vám svou spolupráci. Jsme si vědomi vašeho pracovního zaneprázdnění, a proto zajistíme veškeré počáteční logistické kroky projektu. V takových případech vás C-IN zastoupí a na základě vašich instrukcí vyhledá vhodné partnery a instituce tak, aby nic nebránilo zahájení příprav.

Sestavení výboru

Díky svým dlouholetým zkušenostem vám C-IN poradí s počátečními kroky příprav, definuje vaši pozici na trhu a vytvoří tým pracovníků tak, aby vaší akci zajistila hladký průběh. Navázání aktivní spolupráce s convention bureau, organizačním výborem a mnohými dodavateli jsou klíčovými předpoklady pro vytvoření pevných základů vašeho projektu. Pro tyto účely využíváme rozsáhlou síť prověřených kontaktů, která je vám plně k dispozici.

Prezentace

C-IN nabízí všem svým klientům služby zkušených manažerů pro prezentaci projektu v rámci kandidatury před mezinárodním výborem. Naši podporu a odborné znalosti tak máte neustále k dispozici. Vítězný projekt vyžaduje přesnou a srozumitelnou formulaci. Rádi vám pomůžeme vybrat ty nejvhodnější prostředky pro jasné představení vaší vize.

VÝBĚR MÍSTA KONÁNÍ

Naše společnost udržuje dlouhodobé partnerství s většinou konferenčních center, hotelových řetězců a hotelů v České republice i v Evropě. Díky tomu získáváme pro své klienty lepší ceny, standardizované smlouvy s individuálním obsahem a výhodnějšími podmínkami, v neposlední řadě se také zefektivní proces vyjednávání s jednotlivými subjekty.

Venue management zahrnuje:

  • Výběr a prezentaci možných lokací
  • Vyjednávání o sazbách a podmínkách (zálohy, platební a storno podmínky apod.)
  • Uzavření smlouvy s místem konání či hotelem
  • Rezervaci konferenčních prostor a fakturaci
  • Alokaci prostor (konferenční místnosti, výstavní plochy apod.)
  • Výběr a zajištění technického vybavení konference
  • Logistické plánování a následnou koordinaci v místě konání
  • Služby pro konferenční sekretariát v průběhu akce
  • Plánování a koordinaci bezpečnostních opatření s představiteli města
  • Rozvržení, tisk a umístění navigace pro delegáty a mluvčí

SESTAVENÍ ROZPOČTU

Transparentnost a přehlednost jsou základními hodnotami naší práce. Finanční detaily vaší akce si můžete vyžádat, kdykoliv to bude možné. Všechny důležité dokumenty, včetně finančních výkazů připravených pro audit, vám budou poskytnuty po skončení konference. Dále vám jako finančně zajištěná firma nabízíme možnost předfinancování akce, stejně jako uzavření smlouvy o sdílení případných finančních rizik.

ABSTRATKA, REFERÁTY, VĚDECKÉ PŘÍSPĚVKY

Díky našemu modernímu softwaru jsou autoři abstrakt schopni vkládat, revidovat a měnit své práce kdykoliv on-line. Vědecká komise má možnost posuzovat a hodnotit tato abstrakta kdekoli na světě, což šetří cenný čas pro organizaci konferenčního programu. S ohledem na životní prostředí nabízíme rozličné technologické alternativy pro prezentace a sdílení posterů, jako jsou např. paměťové karty či e-postery.

ŘEČNÍCI, PROGRAM

Mezi naše služby patří plánování průběhu vaší akce včetně jejího časového rozvržení, rezervace zasedacích místností, koordinace pomocného personálu a veškeré náležitosti spojené s účastí řečníků a předsedajících. Všechny změny zadané do našeho systému jsou okamžitě zobrazeny v programu na vašich konferenčních stránkách.

Všem řečníkům nabízíme nejen profesionální technickou podporu, ale také zajištění všech nutnýchnáležitostí, včetně letenek, dopravy a ubytování.

C-IN se postará o přípravu vašeho programu a veškerou logistiku, která je s touto záležitostí spojena.

REGISTRACE

Všechny požadavky účastníků vaší konference spojené s registrací, ubytováním, účastí na společenském programu a vytvářením abstrakt jsou spravovány prostřednictvím jediného uživatelského účtu online, který si účastníci vytvoří během prvního přihlášení do systému. Tento účet zůstává aktivní po celou dobu konference, popřípadě i během dalších akcí pořádaných C-IN.

Registrační systém dále umožňuje zpracování online plateb, rozesílá automatické výzvy k platbám a jejich finální potvrzení.

Registrační systém je také schopen generovat aktuální data o stavu konference (počet registrantů, přehled ubytování, stav plateb apod.).

UBYTOVÁNÍ

Naše úzká spolupráce s mnoha hotelovými řetězci je zárukou těch nejvýhodnějších sazeb na trhu. S ohledem na potřeby delegátů zprostředkujeme vhodné ubytovací kapacity, ať už půjde o vysokoškolskou kolej nebo pětihvězdičkový hotel. Díky optimálním cenám ubytování vám ručíme za to, že si delegáti zarezervují pokoj v rámci konferenční nabídky a nebudou nuceni hledat lepší podmínky jinde.

Kompletní administrativní podpora zahrnuje:

  • Organizaci ubytování v hotelech požadované úrovně
  • Vyjednávání o cenách a smluvních podmínkách
  • Vytvoření on-line formuláře pro hotelové rezervace
  • Popis hotelů na stránkách konference
  • Mapu města s odkazy na umístění jednotlivých hotelů
  • Skupinové rezervace
  • Zasílání rezervačních smluv zainteresovaným firmám
  • Zpracování individuálních požadavků jednotlivých delegátů a správu dat
  • Rezervace VIP místností (řečníci, komise apod.) a vyjednávání s hotely o možných pokojích vyšší kategorie bez navýšení ceny nebo zcela zdarma
  • Zaslání potvrzení rezervace e-mailem, faxem či poštou
  • Fakturaci (garance platební kartou) účastníkům či společnostem
  • Kontrolu plateb (možnost on-line platby)
  • Evidenci a správu volných pokojů
  • Předání seznamu ubytovaných delegátů managementu hotelu
  • Přepážku pro hotelové ubytování v místě konference
  • Finální vyrovnání s hotely
  • Prezentaci statistik rezervací výboru asociace

MARKETING A PROPAGACE

C-IN si zakládá na své dobré reputaci, která vychází z profesionální a strategické komunikace a marketingu.

Mezi běžně poskytované služby patří zajištění propagačních seriálů a vytvoření mediálních kampaní. Představíme vaši akci potenciálním sponzorům, účastníkům a dalším zainteresovaným osobám.

Po důkladném marketingovém průzkumu určíme váš cílový trh a zajistíme, aby vaše akce dosáhla těch nejlepších finančních výsledků.

V případě zájmu zajišťujeme propagaci akce na sociálních sítích a konferenčních portálech nebo např tiskové konference či vydání tiskových zpráv. 

FINANČNÍ MANAGEMENT

Naše služby zahrnují kompletní management financí a všech souvisejících aspektů, jako je např. správa bankovních účtů, cash flow, daně a veškeré bankovní operace včetně fakturace a plateb.

Mezi naše klíčové hodnoty patří organizace akcí té nejvyšší kvality s ohledem na jejich finanční rozpočet a dosažení vytyčených cílů. Při své práci se soustředíme na efektivní management příjmů, transparentnost a přehlednost.

Jako finančně zajištěná firma vám nabízíme možnost předfinancování akce, stejně jako uzavření smlouvy o sdílení případných finančních rizik.

SPONZORING

Poskytujeme pomoc ve vyhledávání sponzorských příležitostí, které následně nabízíme potenciálním sponzorským subjektům.

Sponzoring je jedním ze základních aspektů úspěchu vašeho projektu a jedním z hlavních příjmů akce. Naše oddělení pro sponzoring vám poskytne potřebné kontakty na vhodné sponzory a partnery tak, aby vaše akce byla finančně zajištěna.

Oddělení pro sponzoring zajišťuje:

  • Analýzu výnosu sponzoringu a stanovení vhodných cen pro sponzory
  • Přípravu podmínek účasti a smluv pro sponzory
  • Přípravu sponzorských balíčků
  • Management pro sponzorské subjekty - vyjednávání se společnostmi o ubytování, technických parametrech satelitních sympózií a cateringu
  • Oslovení potenciálních sponzorů a vyjednávání s nimi
  • Finalizaci smluv
  • Zpracování plateb, upomínky
  • Koordinaci sponzorovaných akcí, položek a reklamních materiálů
  • Komunikaci s tiskárnami a vydavateli
  • Zpracování sponzorských rezervací a plateb

VÝSTAVA

Služby naší společnosti zahrnují:

  • Tvorbu konceptu
  • Tvorbu plánů výstavy
  • Manuály pro vystavovatele
  • Výběr kvalitních dodavatelů
  • Alokaci a prodej výstavních prostor a služeb
  • Komunikaci s vystavovateli
  • Organizační podporu v průběhu akce
  • Fakturaci
  • Stavbu a demontáž výstavy

KONFERENČNÍ MATERIÁLY A TISKOVINY

Naše služby zahrnují rovněž tvorbu designu a výrobu všech konferenčních tištěných materiálů (finální program, sborník abstrakt, seznam účastníků, jmenovky apod.).

SPOLEČENSKÝ PROGRAM, FAKULTATIVNÍ VÝLETY A DOPRAVA

Naše společnost nabízí širokou škálu společenských aktivit. Zajistíme program před i po konání konference včetně všech potřebných náležitostí.

Management společenských akcí zahrnuje:

  • Tvorbu a prezentaci společenských akcí
  • Koordinaci průběhu akce
  • Vyjednávání s dodavateli (společenské prostory, catering, umělci a další)
  • Tvorbu detailního rozvrhu včetně zkoušek pro vystupující
  • Dohled nad průběhem celé akce
  • Dohled nad ukončením akce a demontáží

Management fakultativních výletů zahrnuje:

  • Výběr zajímavých celodenních výletů spojených s tématem konference
  • Rezervaci autobusů a / nebo destinací (muzea, restaurace apod.), které jsou součástí výletu
  • Výběr vhodných průvodců
  • Zařízení speciální přepážky s prodejem lístků a informacemi v místě konference

TECHNICKÉ VYBAVENÍ KONFERENCE

Každému požadavku či přání, které zviditelní vaše sponzory a řečníky, bude vyhověno. Kromě standardního AV vybavení jsme schopni zajistit také webcasting nebo speciální aplikace pro mobilní telefony (Android, Apple a Blackberry). Pro navození živější atmosféry vaší konference nabízíme i on-line streaming jednotlivých přednášek.

FIREMNÍ ODPOVĚDNOST

C-IN spolupracuje s dodavateli, kteří praktikují ekologickou politiku. Recyklace je nedílnou součástí našich akcí.

MANAGEMENT PRŮBĚHU AKCE

Po měsících, někdy i letech příprav, zaručuje náš zkušený tým spolu s vybranými dodavateli profesionální a precizně zvládnutý průběh akce.

VŠEOBECNÝ MANAGEMENT

Naše služby zahrnují pojištění, CRM (systém řízení vztahů se zákazníky), management dat a lidských zdrojů apod. Veškerá logistika je zajištěna zkušeným projektovým manažerem (vaším hlavním kontaktem), který se o průběh akce stará od počátku až do jejího ukončení.

 

C-IN konferenční tým má letité zkušenosti s poskytováním profesionálních služeb v České republice i Evropě. Se svými požadavky nás kontaktujte na e-mailové adrese pco@c-in.eu, anebo volejte naši kancelář na čísle +420 261 174 301.

Fakta o společnosti

Člen IAPCO

Člen ICCA

Certifikát ISO 9001:2008

Core PCO pro 5 evropských asociací

12 let zkušeností

Spokojení klienti

Související reference a multimédia

43rd FEBS Congress

  • 07. červenec - 12. červenec 2018
  • Kongresové Centrum Praha
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 1500

57th Annual Conference of The Particle Therapy Co-operative Group & 5th PTCOG-NA Meeting

  • 21. květen - 26. květen 2018
  • Duke Convention Centre, Cincinnatti
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 1100

23rd Meeting of The European Society of Neurosonology and Cerebral Hemodynamics (ESNCH 2018)

  • 13. duben - 16. duben 2018
  • Vienna House Diplomat Praha, Praha
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 300
#1

SDĚLOVÁNÍ NEPŘÍZNIVÝCH ZPRÁV III.

  • 22. únor - 24. únor 2018
  • Park Hotel Popovičky, Praha
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 20

L’ORÉAL PROFESSIONNEL - KADEŘNICKÁ STÁŽ

  • 21. únor 2018
  • Galerie Mánes, Praha
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 600

Nejnovější články

Are you looking for a job with relevant impact on the development of society? Apply now!

WHO ARE WE? We are a team of 45 highly-skilled professionals, who love providing congress and association management services as well as corporate events and special event production.
Each year we deliver around 50 events in the Czech Republic and abroad, covering a wide range of areas such as education, chemistry, biology, radiology, veterinary medicine, technology, law, psychology, and the public.

Our work has relevant impact on the development of society. 

PARTNER CONGRESS SALON EXPERT 2018

Partnerský kongres SALON Expert 2018 nabídl 1000 kadeřníkům z České a Slovenské republiky a Maďarska odpolední a večerní program plný inspirace, vzdělávání a rozvíjení profesionálních dovedností. Akce se konala v rozlehlých prostorách Kongresového centra Praha.  

The 57th Annual Meeting of the Particle Therapy Co-operative Group

From the 21st to the 26th of May, Cincinnati hosted the 57th Annual Meeting of the Particle Therapy Co-operative Group and the 5th Annual PTCOG-NA Meeting. The 2018 event took place at the Duke Energy Convention Center in Cincinnati, Ohio, USA and welcomed more than 1,000 physicians, physicists and radiobiologists as well as nurses, technicians, healthcare executives, and developers of future particle beam facilities. PTCOG 57’s theme was “Translating Science and Technology into Cancer Cures.”

V americkém Cinncinati se konal v termínu 21.-26. května 57. ročník m

Kontakty

CZECH-IN s.r.o.
5. května 65
140 21 Praha 4
Česká republika
tel: +420 261 174 301
fax: +420 261 174 307
e-mail: info@c-in.eu
Privacy Policy
Zobrazit na mapě
Zobrazit ve streetview
Zobrazit v officeview
Načítám data ...