Professional Congress Organiser - PCO

C-IN disponuje rozsáhlými znalostmi a zkušenostmi potřebnými pro maximální úspěch vaší akce.

Poptat službu

Jako profesionální a zkušený organizátor akcí máme strukturovaný přístup k poskytování PCO a Core PCO služeb, nehledě na velikost, lokaci či specifické požadavky vaší akce. Za posledních 12 let zorganizoval C-IN více než 600 projektů pro instituce, subjekty z akademického i lékařského sektoru, organizace a jiné odborné společnosti. Ať už hledáte částečné nebo komplexní řešení projektu, přizpůsobíme naše služby vašim požadavkům.

Naše PCO služby zahrnují:

ZAHÁJENÍ PROJEKTU

Pečlivě sledujeme trh a kdykoli je možné najít spojitost mezi vaší specializací a tématem dané konference, nabízíme vám svou spolupráci. Jsme si vědomi vašeho pracovního zaneprázdnění, a proto zajistíme veškeré počáteční logistické kroky projektu. V takových případech vás C-IN zastoupí a na základě vašich instrukcí vyhledá vhodné partnery a instituce tak, aby nic nebránilo zahájení příprav.

Sestavení výboru

Díky svým dlouholetým zkušenostem vám C-IN poradí s počátečními kroky příprav, definuje vaši pozici na trhu a vytvoří tým pracovníků tak, aby vaší akci zajistila hladký průběh. Navázání aktivní spolupráce s convention bureau, organizačním výborem a mnohými dodavateli jsou klíčovými předpoklady pro vytvoření pevných základů vašeho projektu. Pro tyto účely využíváme rozsáhlou síť prověřených kontaktů, která je vám plně k dispozici.

Prezentace

C-IN nabízí všem svým klientům služby zkušených manažerů pro prezentaci projektu v rámci kandidatury před mezinárodním výborem. Naši podporu a odborné znalosti tak máte neustále k dispozici. Vítězný projekt vyžaduje přesnou a srozumitelnou formulaci. Rádi vám pomůžeme vybrat ty nejvhodnější prostředky pro jasné představení vaší vize.

VÝBĚR MÍSTA KONÁNÍ

Naše společnost udržuje dlouhodobé partnerství s většinou konferenčních center, hotelových řetězců a hotelů v České republice i v Evropě. Díky tomu získáváme pro své klienty lepší ceny, standardizované smlouvy s individuálním obsahem a výhodnějšími podmínkami, v neposlední řadě se také zefektivní proces vyjednávání s jednotlivými subjekty.

Venue management zahrnuje:

  • Výběr a prezentaci možných lokací
  • Vyjednávání o sazbách a podmínkách (zálohy, platební a storno podmínky apod.)
  • Uzavření smlouvy s místem konání či hotelem
  • Rezervaci konferenčních prostor a fakturaci
  • Alokaci prostor (konferenční místnosti, výstavní plochy apod.)
  • Výběr a zajištění technického vybavení konference
  • Logistické plánování a následnou koordinaci v místě konání
  • Služby pro konferenční sekretariát v průběhu akce
  • Plánování a koordinaci bezpečnostních opatření s představiteli města
  • Rozvržení, tisk a umístění navigace pro delegáty a mluvčí

SESTAVENÍ ROZPOČTU

Transparentnost a přehlednost jsou základními hodnotami naší práce. Finanční detaily vaší akce si můžete vyžádat, kdykoliv to bude možné. Všechny důležité dokumenty, včetně finančních výkazů připravených pro audit, vám budou poskytnuty po skončení konference. Dále vám jako finančně zajištěná firma nabízíme možnost předfinancování akce, stejně jako uzavření smlouvy o sdílení případných finančních rizik.

ABSTRATKA, REFERÁTY, VĚDECKÉ PŘÍSPĚVKY

Díky našemu modernímu softwaru jsou autoři abstrakt schopni vkládat, revidovat a měnit své práce kdykoliv on-line. Vědecká komise má možnost posuzovat a hodnotit tato abstrakta kdekoli na světě, což šetří cenný čas pro organizaci konferenčního programu. S ohledem na životní prostředí nabízíme rozličné technologické alternativy pro prezentace a sdílení posterů, jako jsou např. paměťové karty či e-postery.

ŘEČNÍCI, PROGRAM

Mezi naše služby patří plánování průběhu vaší akce včetně jejího časového rozvržení, rezervace zasedacích místností, koordinace pomocného personálu a veškeré náležitosti spojené s účastí řečníků a předsedajících. Všechny změny zadané do našeho systému jsou okamžitě zobrazeny v programu na vašich konferenčních stránkách.

Všem řečníkům nabízíme nejen profesionální technickou podporu, ale také zajištění všech nutnýchnáležitostí, včetně letenek, dopravy a ubytování.

C-IN se postará o přípravu vašeho programu a veškerou logistiku, která je s touto záležitostí spojena.

REGISTRACE

Všechny požadavky účastníků vaší konference spojené s registrací, ubytováním, účastí na společenském programu a vytvářením abstrakt jsou spravovány prostřednictvím jediného uživatelského účtu online, který si účastníci vytvoří během prvního přihlášení do systému. Tento účet zůstává aktivní po celou dobu konference, popřípadě i během dalších akcí pořádaných C-IN.

Registrační systém dále umožňuje zpracování online plateb, rozesílá automatické výzvy k platbám a jejich finální potvrzení.

Registrační systém je také schopen generovat aktuální data o stavu konference (počet registrantů, přehled ubytování, stav plateb apod.).

UBYTOVÁNÍ

Naše úzká spolupráce s mnoha hotelovými řetězci je zárukou těch nejvýhodnějších sazeb na trhu. S ohledem na potřeby delegátů zprostředkujeme vhodné ubytovací kapacity, ať už půjde o vysokoškolskou kolej nebo pětihvězdičkový hotel. Díky optimálním cenám ubytování vám ručíme za to, že si delegáti zarezervují pokoj v rámci konferenční nabídky a nebudou nuceni hledat lepší podmínky jinde.

Kompletní administrativní podpora zahrnuje:

  • Organizaci ubytování v hotelech požadované úrovně
  • Vyjednávání o cenách a smluvních podmínkách
  • Vytvoření on-line formuláře pro hotelové rezervace
  • Popis hotelů na stránkách konference
  • Mapu města s odkazy na umístění jednotlivých hotelů
  • Skupinové rezervace
  • Zasílání rezervačních smluv zainteresovaným firmám
  • Zpracování individuálních požadavků jednotlivých delegátů a správu dat
  • Rezervace VIP místností (řečníci, komise apod.) a vyjednávání s hotely o možných pokojích vyšší kategorie bez navýšení ceny nebo zcela zdarma
  • Zaslání potvrzení rezervace e-mailem, faxem či poštou
  • Fakturaci (garance platební kartou) účastníkům či společnostem
  • Kontrolu plateb (možnost on-line platby)
  • Evidenci a správu volných pokojů
  • Předání seznamu ubytovaných delegátů managementu hotelu
  • Přepážku pro hotelové ubytování v místě konference
  • Finální vyrovnání s hotely
  • Prezentaci statistik rezervací výboru asociace

MARKETING A PROPAGACE

C-IN si zakládá na své dobré reputaci, která vychází z profesionální a strategické komunikace a marketingu.

Mezi běžně poskytované služby patří zajištění propagačních seriálů a vytvoření mediálních kampaní. Představíme vaši akci potenciálním sponzorům, účastníkům a dalším zainteresovaným osobám.

Po důkladném marketingovém průzkumu určíme váš cílový trh a zajistíme, aby vaše akce dosáhla těch nejlepších finančních výsledků.

V případě zájmu zajišťujeme propagaci akce na sociálních sítích a konferenčních portálech nebo např tiskové konference či vydání tiskových zpráv. 

FINANČNÍ MANAGEMENT

Naše služby zahrnují kompletní management financí a všech souvisejících aspektů, jako je např. správa bankovních účtů, cash flow, daně a veškeré bankovní operace včetně fakturace a plateb.

Mezi naše klíčové hodnoty patří organizace akcí té nejvyšší kvality s ohledem na jejich finanční rozpočet a dosažení vytyčených cílů. Při své práci se soustředíme na efektivní management příjmů, transparentnost a přehlednost.

Jako finančně zajištěná firma vám nabízíme možnost předfinancování akce, stejně jako uzavření smlouvy o sdílení případných finančních rizik.

SPONZORING

Poskytujeme pomoc ve vyhledávání sponzorských příležitostí, které následně nabízíme potenciálním sponzorským subjektům.

Sponzoring je jedním ze základních aspektů úspěchu vašeho projektu a jedním z hlavních příjmů akce. Naše oddělení pro sponzoring vám poskytne potřebné kontakty na vhodné sponzory a partnery tak, aby vaše akce byla finančně zajištěna.

Oddělení pro sponzoring zajišťuje:

  • Analýzu výnosu sponzoringu a stanovení vhodných cen pro sponzory
  • Přípravu podmínek účasti a smluv pro sponzory
  • Přípravu sponzorských balíčků
  • Management pro sponzorské subjekty - vyjednávání se společnostmi o ubytování, technických parametrech satelitních sympózií a cateringu
  • Oslovení potenciálních sponzorů a vyjednávání s nimi
  • Finalizaci smluv
  • Zpracování plateb, upomínky
  • Koordinaci sponzorovaných akcí, položek a reklamních materiálů
  • Komunikaci s tiskárnami a vydavateli
  • Zpracování sponzorských rezervací a plateb

VÝSTAVA

Služby naší společnosti zahrnují:

  • Tvorbu konceptu
  • Tvorbu plánů výstavy
  • Manuály pro vystavovatele
  • Výběr kvalitních dodavatelů
  • Alokaci a prodej výstavních prostor a služeb
  • Komunikaci s vystavovateli
  • Organizační podporu v průběhu akce
  • Fakturaci
  • Stavbu a demontáž výstavy

KONFERENČNÍ MATERIÁLY A TISKOVINY

Naše služby zahrnují rovněž tvorbu designu a výrobu všech konferenčních tištěných materiálů (finální program, sborník abstrakt, seznam účastníků, jmenovky apod.).

SPOLEČENSKÝ PROGRAM, FAKULTATIVNÍ VÝLETY A DOPRAVA

Naše společnost nabízí širokou škálu společenských aktivit. Zajistíme program před i po konání konference včetně všech potřebných náležitostí.

Management společenských akcí zahrnuje:

  • Tvorbu a prezentaci společenských akcí
  • Koordinaci průběhu akce
  • Vyjednávání s dodavateli (společenské prostory, catering, umělci a další)
  • Tvorbu detailního rozvrhu včetně zkoušek pro vystupující
  • Dohled nad průběhem celé akce
  • Dohled nad ukončením akce a demontáží

Management fakultativních výletů zahrnuje:

  • Výběr zajímavých celodenních výletů spojených s tématem konference
  • Rezervaci autobusů a / nebo destinací (muzea, restaurace apod.), které jsou součástí výletu
  • Výběr vhodných průvodců
  • Zařízení speciální přepážky s prodejem lístků a informacemi v místě konference

TECHNICKÉ VYBAVENÍ KONFERENCE

Každému požadavku či přání, které zviditelní vaše sponzory a řečníky, bude vyhověno. Kromě standardního AV vybavení jsme schopni zajistit také webcasting nebo speciální aplikace pro mobilní telefony (Android, Apple a Blackberry). Pro navození živější atmosféry vaší konference nabízíme i on-line streaming jednotlivých přednášek.

FIREMNÍ ODPOVĚDNOST

C-IN spolupracuje s dodavateli, kteří praktikují ekologickou politiku. Recyklace je nedílnou součástí našich akcí.

MANAGEMENT PRŮBĚHU AKCE

Po měsících, někdy i letech příprav, zaručuje náš zkušený tým spolu s vybranými dodavateli profesionální a precizně zvládnutý průběh akce.

VŠEOBECNÝ MANAGEMENT

Naše služby zahrnují pojištění, CRM (systém řízení vztahů se zákazníky), management dat a lidských zdrojů apod. Veškerá logistika je zajištěna zkušeným projektovým manažerem (vaším hlavním kontaktem), který se o průběh akce stará od počátku až do jejího ukončení.

 

C-IN konferenční tým má letité zkušenosti s poskytováním profesionálních služeb v České republice i Evropě. Se svými požadavky nás kontaktujte na e-mailové adrese pco@c-in.eu, anebo volejte naši kancelář na čísle +420 261 174 301.

Fakta o společnosti

Člen IAPCO

Člen ICCA

Certifikát ISO 9001:2008

Core PCO pro 5 evropských asociací

12 let zkušeností

Spokojení klienti

Související reference a multimédia

12th Pan-European Conference on International Relations

  • 12. září - 15. září 2018
  • Vysoká škola ekonomická, Praha
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 1500
#1

ICM Regional meeting Dubai

  • 06. září - 09. září 2018
  • Dubai, Spojené arabské emiráty
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 300
#2

17TH INTERNATIONAL CONFERENCE ON THE PROPERTIES OF WATER AND STEAM (ICPWS 2018)

  • 02. září - 06. září 2018
  • Hotel Marriott, Praha
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 100
#1

ISPCAN 2018

  • 02. září - 05. září 2018
  • Kongresové centrum Praha, Praha
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 1200
#1

23rd World Congress of the International Association for Child and Adolescent Psychiatry and Allied Professions

  • 23. červenec - 27. červenec 2018
  • Kongresové centrum Praha, Praha
  • Professional Congress Organiser - PCO
  • Účastníků: 1500
#1

Nejnovější články

Podzimní splín v C-IN nenajdete, chmury zažene spousta zajímavých konferencí

Letní prázdninové měsíce jsou u konce, a naši projektoví manažeři se připravují nejen na vypravení svých ratolestí zpět do školních lavic. Nezadržitelně se blíží podzimní konference, kterých proběhne pod naší taktovkou v září hned několik. Již 2. září začíná konference Mezinárodní společnosti pro prevenci týrání, zneužívání a zanedbávání dětí (ISPCAN), souběžně s konferencí Mezinárodní asociace pro vlastnosti vody a vodní páry (ICPWS). Na obě akce hned naváže o čtyři dny později kongres Mezinárodní konfederace porodních asistentek (ICM).

 

Conference Compass: Chytrá aplikace určená mezinárodním asociacím nejen během kongresů

Technologický vývoj jde nezastavitelně dopředu a nedílnou součástí práce C-IN týmu je sledování aktuálních trendů a jejich využití v praxi. Jednu z novinek mobilního průmyslu nám minulý týden osobně představil během krátkého workshopu Jelmer van Anst, zakladatel a CEO holandské firmy Conference Compass. Stejně jako společnost se nazývá jejich hlavní produkt – mobilní aplikace určená mezinárodním asociacím nejen v čase jejich pravidelných konferencí.

Stážisti z amerických univerzit v našem C-IN týmu

Ve spolupráci s neziskovou organizací EUSA - Academic Internships Experts každoročně vítáme do našeho týmu studenty z amerických univerzit na několikaměsíční stáž. Tento rok jsme přivítali dva studenty - Austina Truitta (na fotce 1. zprava), studenta Mezioborových studií na Arizona State University v Tempe, který se do našeho C-IN týmu přidal na konci května, a Julianu Garcia (na fotce 2. zprava), studentku žurnalistiky z University of Kansas, kterou jsme do našeho týmu přivítali v půlce června.  

Konference o nanovědách ICN+T přilákala do Brna téměř 350 účastníků

Ve dnech 23. – 27. července se v brněnském výstavišti představili přední světový odborníci v oblasti nanotechnologií. Konala se zde Mezinárodní konference nanověd a nanotechnologií (ICN+T), kterou pořádal Fyzikální ústav AV ve spolupráci s Vysokým učením technickým v Brně (CEITEC).  Na akci dorazilo téměř 350 účastníků nejen z Česka, ale i Švýcarska, Německa, Koreje, Izraele, Číny a dalších zemí.

Kontakty

CZECH-IN s.r.o.
5. května 65
140 21 Praha 4
Česká republika
tel: +420 261 174 301
fax: +420 261 174 307
e-mail: info@c-in.eu
Privacy Policy
Zobrazit na mapě
Zobrazit ve streetview
Zobrazit v officeview
Načítám data ...